“A gestão digital de documentos nunca foi tão estratégica quanto agora”

Uma boa gestão da informação tem impacto direto nos negócios das empresas por diferentes motivos. Uma política bem estruturada nessa área é capaz, por exemplo, de identificar fraudes em documentos, evitando assim prejuízos e outras dores de cabeça. Pode também, se estiver conectada a sistemas baseados em tecnologias avançadas, como a machine learning e Big Data, fornecer insights valiosos para a tomada de decisão. 

 “Entre as vantagens que as soluções de gestão de documentos trazem está o suporte ao negócio. Quanto mais recebermos documentos digitais, mais vamos conseguir aportar nesse sentido”, afirma Inon Neves, Vice-presidente sênior para América Latina da companhia americana Access, uma das maiores empresas do mundo no segmento de gestão de documentos e informações. 

Nesta entrevista ao Experience Club, o executivo afirma também que a gestão de documentos se tornou ainda mais estratégica em função da pandemia, que acelerou a transformação digital e aumentou o fluxo de dados digitais em circulação, e da chegada da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). “A lei se relaciona diretamente com os serviços que prestamos – e com impacto positivo. Isso porque a LGPD oficializa algumas coisas em relação à gestão de documentos com as quais nós trabalhamos desde sempre.”  Confira: 

Qual é a origem da Access e como a empresa atua no Brasil e no mundo? 

Inon Neves – A Access é uma empresa americana com 16 anos de mercado. Ela nasceu da parceria entre nosso CEO, Rob Alston, e nosso atual presidente, John Chendo. Então há 16 anos o John, que estava mais ligado a fundos de investimentos, viu a oportunidade de adquirir uma empresa de gestão de documentos no Havaí e, na sequência, uma companhia na Califórnia. Ela nasce, portanto, entre o Havaí e a Califórnia. Nosso CEO atual era o presidente dessa empresa no Havaí. Ali começa a história da Access. 

A expansão nos EUA se dá a partir dessas duas primeiras regiões. Depois começam a chegar clientes maiores, sempre com nossa atuação voltada à gestão da informação e de documentos. Ao longo do tempo – obviamente com a evolução do mercado rumo ao digital –, começa a haver um processo de digitalização dos negócios ligados a documentos. É neste contexto que o Brasil surge com força. A Access chega ao país há cerca de cinco anos por meio da aquisição de uma empresa nacional da área de digitalização e automação de processos. Naquela época, nossa atuação estava muito focada em São Paulo, expandindo depois para o Rio de Janeiro e, atualmente, também na região de Curitiba. 

A expansão global da Access foi toda baseada em aquisições. Por que a opção por essa estratégia e como foi o trabalho de assimilação de diferentes culturas numa só organização? 

Inon Neves – Quando iniciamos o processo de expansão nos EUA, percebemos que a forma mais eficaz para prestar os serviços na velocidade que os clientes impunham – levando-se em conta um mercado que vai da costa leste a oeste –, seria por meio de aquisições. Costumo falar que somos uma fábrica de aquisições. Já chegamos a ter, em alguns anos, uma média de duas a três incorporações por mês. Você pode imaginar como é trazer tantas empresas para dentro de casa e integrar sistemas e culturas. Isso nos levou, já há muitos anos, a montar uma engrenagem interna, um time focado só nessa integração. E integração não só de sistemas, mas também de culturas, para que as pessoas compreendessem nossa metodologia, forma de trabalhar, comunicar e tratar os clientes. A expansão internacional seguiu essa mesma estratégia. Nunca ingressamos em um novo país abrindo escritórios. É sempre por meio de aquisições de empresas que de certa forma tenham uma cultura parecida com a nossa – isso também é analisado, não apenas a carteira de clientes, mas também o modelo de negócios ou produtos. 

A pandemia tem funcionado como uma aceleradora de futuros, reforçando, por exemplo, o processo de transformação digital nas empresas. De que forma ela impactou os negócios da Access e o mercado em que a companhia atua? 

Inon Neves – Também enxergamos essa aceleração, e de forma bastante relacionada ao nosso negócio. O impacto desse período é positivo para nós. Obviamente houve um reflexo em relação ao tratamento de documentos físicos, mas isso foi compensado por uma aceleração dos serviços digitais. Já vínhamos trabalhando a migração digital há bastante tempo no Brasil, diria que desde o início. Há uma série de clientes migrando de processos físicos – vendas, aquisição de clientes – para os digitais. A pandemia trouxe, de fato, uma aceleração, principalmente em alguns segmentos de clientes. 

Empresas que já estavam conosco conseguiram fazer essa transição de maneira mais automática porque nossa plataforma tecnológica é única. Nela, você faz a gestão de documentos físicos da mesma forma como faz com arquivos digitais. Então, conseguimos fazer essa transformação de forma bem natural para o cliente. Não foi necessário mudar a forma de acesso à informação, nada disso. 

Agora, assistimos a uma segunda onda em relação aos nossos serviços. Quando as empresas percebem que podem ter diversas equipes trabalhando de forma remota – não só durante a pandemia, mas também depois –, ela pode reduzir o espaço físico dos escritórios. Mas, durante esse processo, a empresa se depara com uma série de documentos físicos que estavam nos escritórios e que, por uma questão legal ou de política da organização, precisam ser mantidos. Isso tem levado a um aumento da demanda de guarda física – segura e controlada – de documentos. 

Quais são os principais gargalos que as empresas enfrentam ao definir uma política para a gestão de documentos? 

Inon Neves – O primeiro desafio é o acesso à informação: quem tem direito a acessá-la e como fazer esse controle? Quando o foco é o arquivo físico, é relativamente mais fácil, mas o documento digital circula de forma muito mais rápida. Se não prestar atenção a esse aspecto desde o início, depois fica muito difícil fazer essa gestão. 

Isso envolve uma questão de segurança muito séria, não? 

Inon Neves – Exatamente. Tem a segurança da informação e também a questão de por quanto tempo aquela informação é válida e deve existir. É comum haver várias versões de um documento: qual está valendo? Todos esses desafios já existiam em relação aos materiais físicos, mas agora foram potencializados. 

[Conforme Inon Neves explica, uma gestão eficiente de informações beneficia os negócios, por exemplo, ao identificar fraudes em documentos] :

Como é a atuação da Access dentro das empresas? Quais são as etapas do trabalho? 

Inon Neves – O primeiro passo é analisar os documentos. E, quando se fala em documento, geralmente as pessoas associam ao papel – um contrato, por exemplo. Sim, é isso. Mas muito provavelmente elas não associam a um vídeo ou a um arquivo de voz. Para nós, no entanto, tudo é documento. Tudo o que tem informação que suporta um processo de tomada de decisão e precisa ser analisado é documento. Nosso trabalho na empresa começa a partir dessa compreensão. Depois analisamos a temporalidade, os níveis de acesso, o armazenamento. E fazemos isso independentemente do formato. Geralmente, grande parte dos documentos é tratada dentro do fluxo de operação, ou seja, dentro de um processo terceirizado de análise de informações. Depois da guarda vem o último passo do ciclo, que é o momento em que o documento pode ser destruído. Isso é muito importante. É uma coisa que não costuma receber muita atenção no Brasil, diferentemente dos EUA e Canadá. Este é um serviço que também está dentro do nosso portfólio: a gestão de todo o ciclo de vida do documento, incluindo a sua destruição – de forma segura, garantindo que ele de fato foi destruído. 

Todo esse processo de gestão da informação funciona em nuvem? 

Inon Neves – Sim, 100% do acesso à nossa plataforma é pela nuvem, num ambiente seguro. 

Qual a estratégia de expansão no mercado brasileiro? 

Inon Neves – Atuamos em duas frentes, sendo que uma delas é o processo de aquisições. Continuamos olhando para isso no Brasil. Mas, como esses movimentos são um pouco mais demorados em compor aqui, em comparação aos EUA, nosso foco é o crescimento de forma orgânica. Trabalhamos com todos os segmentos de indústria e tamanhos de clientes. Obviamente alguns setores têm maior aderência com a gente. É o caso do financeiro, tanto bancos quanto seguradoras. O varejo também é muito importante. Nesses mercados temos uma presença um pouco maior, mas atuamos em praticamente todos os setores. Um que vem se tornando relevante de um ano e meio para cá é o de Educação. 

A LGPD acaba de entrar em vigor. Qual o impacto dela na área de gestão de informação? Que recomendações você daria para as empresas em relação a esse assunto? 

Inon Neves – A lei se relaciona diretamente com os serviços que prestamos – e com impacto positivo. Isso porque a LGPD oficializa algumas coisas em relação à gestão de documentos com as quais trabalhamos desde sempre. Um dos pontos importantes dela, por exemplo, é a temporalidade dos documentos, ou seja, por quanto tempo eu posso ficar com uma determinada informação. Isso é bastante importante, pois define a hora de destruir ou não um documento. Ou, quando não for o caso de destruir, a lei também fala em tornar alguns dados anônimos, não identificar determinada pessoa. E o mais importante é saber em que momento é necessário proceder dessa forma. Temos como fazer tudo isso. Esse cenário reforça a necessidade por parte das empresas de observarem processos, documentos e informações. Enxergamos a LGPD como uma grande aliada no processo de mostrar para as pessoas e para as empresas a importância de uma boa gestão de documentos. Para quem já tinha isso muito bem estruturado, a adaptação acontece sem dor. Quem iniciar esse processo agora, vai precisar ajustar alguns pontos. Mas a boa notícia é que não é difícil. Temos vários clientes executando ajustes há praticamente um ano, usando nossa tecnologia para se adaptarem à lei. Temos uma série de APIs e serviços que possibilitam a implantação de ações previstas na lei. 

[Em função da LGPD e das transformações do próprio mercado, Inon recomenda que os CEOs e os CIOs analisem com atenção a política de acesso às informações e também o tempo de validade dos documentos das empresas] :

Uma gama importante de novas soluções está transformando os processos nas empresas. Como você enxerga o futuro do negócio da Access num cenário em que inteligência artificial, machine learning, multicloud e soluções de produtos por SaaS estão se tornando cada vez mais presentes? 

Inon Neves – Há coisas que enxergamos para o futuro, e outras que já utilizamos e que devem ser aceleradas rapidamente. Uma tecnologia que poucos associam ao segmento de gestão de documentos é o Big Data. Quando chegamos ao Brasil, começamos a olhar nossa base clientes, os processos que gerenciávamos, e ficou evidente que lidávamos com uma quantidade enorme de informação. Desde então começamos a tratar esses dados. Hoje, temos uma base de dados estruturada de onde provemos informações – com base nos documentos que recebemos das empresas – para aquilo que chamamos de painéis de negócios para o cliente, que diz respeito ao negócio dele, não à gestão que fazemos do documento. Vou dar um exemplo: com base nos dados sobre as vendas de um produto ou serviço de um cliente, consigo mostrar como é a performance dele por área do país, com segmentação por faixa etária, entre outros dados. Essas informações ajudam na tomada de decisão. Outras tecnologias que já utilizamos e devem ser aceleradas a partir de agora, com o uso mais intenso de documentos digitais, são aquelas que dizem respeito à análise de dados. Conforme cresce a base para cruzamento de dados, mais eficiente se torna o uso de machine learning, por exemplo. Esse é um processo que vai se acelerar. 

Texto: Clayton Melo 

Imagens: Reprodução | Experience Club