Lean inception

Um guia passo a passo de atividades colaborativas e dinâmicas para a criação de produtos de forma enxuta, com forte influência de metodologias de design thinking e lean startup

Ideias centrais: 

1 – Grandes projetos usam as Lean Inceptions para começar a trabalhar de forma enxuta, entregando mais rápido. Organizações menores (como startups) usam as Lean Inceptions para pegar uma ideia testada por alguns MVPs pré-software e transformá-la em produto software. 

2 – MVP (Produto Mínimo Viável) é a versão mais simples de um produto que pode ser disponibilizada para a validação de um pequeno conjunto de hipóteses sobre o negócio. Desse modo, não se desperdiça tempo e dinheiro num produto que não cobre as expectativas. 

3 – Pessoa facilitadora da Lean Inception é um guia que lidera as discussões durante o workshop. Ela deve possuir muita familiaridade com o formato das Lean Inceptions, sua natureza colaborativa e a sequência de atividades. 

4 – É muito importante o alinhamento entre os participantes da Lean Inception sobre os aspectos do produto, os objetivos, as personas, as funcionalidades, as jornadas e sequência de funcionalidades compondo cada MVP. Isso ajuda a preencher o Canvas-MVP. 

5 – Construir, do Lean Startup, ou ação, do Design Thinking? Ambos se referem às funcionalidades do MVP disponibilizadas para seus usuários. Por tal motivo, o bloco funcionalidades representa o ponto central do canvas. 

Sobre o autor: 

Paulo Caroli é o consultor principal da ThoughtWorks Brasil e cofundador da AgileBrazil. Ele possui mais de vinte anos de experiência em desenvolvimento de software, trabalhando em diversas corporações no Brasil, na Índia, nos Estados Unidos e na América Latina. 

O livro Lean inception está estruturado em três partes: Construindo produto certo, Preparando-se para o workshop e Atividades da Lean Inception. Por último, estão os apêndices. 

A primeira parte – Construindo o produto certo – apresenta a minha história com as Inceptions e o motivo pelo qual criei a Lean Inception. Aqui eu exponho a minha visão sobre MVP (em inglês, minimum viable product), conceito no qual o livro é baseado, assim como também mostro os desafios ligados a ele e a evolução de produtos enxutos. 

Já na segunda parte – Preparando-se para o workshop – explico em detalhes o formato de um workshop colaborativo que vai ajudá-lo a entender, alinhar e planejar o MVP que será construído. Talvez seja o início de um projeto ágil em uma grande corporação ou o alinhamento sobre o que construir em uma pequena startup. O estilo colaborativo e dinâmico da Lean Inception é o segredo de seu sucesso. 

E na última parte – Atividades da Lean Inception –, está o passo a passo. Lean Inception é uma sequência de atividades colaborativas e dinâmicas que irão gerar o Canvas MVP, o quadro visual que demonstra a estratégia do MVP. Todos os passos desta receita estão detalhados segundo a ordem dos capítulos, começando  pelo “Visão do produto” e terminando no capítulo “O Canvas MVP”.  

No movimento da Lean Startup, eu encontrei boas respostas sobre aprender e medir, mas sentia falta de algo para me direcionar ao “o que construir”. Foi assim que nasceu a Lean Inception. 

Ao experimentar diferentes atividades de Inception e buscar apoio em Design Thinking, criei uma sequência de atividades para ajudar uma equipe a definir as funcionalidades do MVP. 

Logo, compartilhei essa sequência de atividades – como uma receita a ser seguida – com alguns colegas e recebi a confirmação de que os ajudou também. Eu aproveitei e também pedi feedbacks, busquei melhoria, realizei alterações e até mesmo fiz pequenos ajustes na nomenclatura. 

Depois de compartilhar com centenas de pessoas e trabalhar com os retornos recebidos, surgiu – e evoluiu – o workshop Lean Inception: uma sequência de atividades para a criação de produtos de forma enxuta fortemente influenciadas por Design Thinking e Lean Startup. 

Construíndo o produto certo 

Inception, o começo de um projeto ágil. Mesmo num projeto ágil, antes de sair fazendo, é preciso alinhar e definir os objetivos, as estratégias e o escopo do produto. Não queremos exagerar e definir todo produto, mas na prática percebemos que é necessário fazer algo. Para a ThoughtWorks – empresa referência em métodos ágeis –, a inception é esse “algo”. Desde que entrei na ThoughtWorks, em 2006, eu percebi que todos os projetos ágeis da empresa começavam de maneira parecida. O time do projeto se reunia por algumas semanas e fazia muitas atividades antes de começar a entregar o trabalho: essa era a inception. 

As inceptions variavam de um projeto para outro, mas elas geralmente forneciam alinhamento entre o negócio e o pessoal técnico e criavam uma lista ordenada de histórias de usuários com estimativas além de um plano de lançamento do produto. Eu estava muito satisfeito facilitando as inceptions ágeis dessa maneira até 2001, o ano no qual meu filho nasceu. O problema é que eu era o facilitador da inception, que levava de duas a quatro semanas, e eu não podia ficar longe de casa por mais de sete dias (não consigo ficar longe de meus filhos por tanto tempo). Portanto, precisava tornar as inceptions mais enxutas. De alguma forma, tinha que fazê-las acontecer em uma semana. 

O novo estilo de inception é lean por dois motivos: 

1. A duração da inception é menor, eliminando tudo o que não diz respeito ao produto (como arquitetura, projeto etc.), deixando-a enxuta. 
2. O resultado final da inception é a compreensão do MVP, um conceito fundamental do movimento Lean Startup. 
3. Assim, o novo estilo de inception tinha um novo nome: Lean Inception. 

Após facilitar mais de trezentas Lean Inceptions e acompanhar projetos e iniciativas antes e depois do workshop, descobri que ele é muito valioso em duas situações principais: 

1. Grandes projetos usam as Lean Inceptions para começar a trabalhar de forma enxuta, entregando valor mais rápido e com maior frequência. O workshop ajuda a escolher e validar as funcionalidades que são realmente valiosas para seus usuários.
2. Organizações menores (como startups) usam as Lean Inceptions para pegar uma ideia que foi testada por alguns MVPs pré-software e a transformam em um produto software. 

Produto Mínimo Viável (MVP). MVP é a versão mais simples de um produto que pode ser disponibilizada para a validação de um pequeno conjunto de hipóteses sobre o negócio. Basicamente, você não quer desperdiçar tempo, dinheiro e esforço construindo um produto que não vai atender às expectativas. Para isso, é preciso entender e validar as hipóteses sobre o negócio. O MVP ajuda nessa validação e no aprendizado da forma mais rápida possível.

Podemos criar uma metáfora: um MVP para atravessar um rio. Uma solução simples para atravessar um pequeno riacho é colocar uma viga de madeira conectando as margens. E isso é um excelente exemplo de MVP. Além de permitir a travessia, é uma maneira simples para validar o local para a construção da ponte. Coloque algumas vigas de madeira em diferentes locais do riacho e depois verifique qual delas é a mais utilizada para a travessia. 

Valioso, usável e factível. O MVP está na intersecção entre valioso, usável e factível, representando, respectivamente, o interesse do negócio, a aceitação (e admiração) dos usuários e o que é possível construir. 

Valioso: Pessoas de negócio pensam no valor comercial de um produto. Tipicamente, essas pessoas têm uma visão do negócio e pensam nos MVPs como um passo a passo incremental para a criação do produto. Nesse contexto, as pessoas de negócio influenciam o MVP para que, mesmo sendo mínimo, já alcance o retorno no investimento esperado (ou pelo menos demonstre que está na direção desejada para o negócio). 

Usável: Toda e qualquer funcionalidade deve ser elaborada segundo as necessidades, os desejos e as limitações dos usuários. Algo usável é baseado em uma compreensão explícita das pessoas, de suas tarefas e dos ambientes em que estão inseridos.

Factível: A solução proposta para atender o negócio e os usuários só faz sentido se for exequível, se existe tecnologia e conhecimento para a elaboração da mesma. Não faz sentido definir um MVP se você não souber como ele será construído. 

Preparando-se para o workshop 

Durante a Lean Inception, atividades dinâmicas acontecem para definir objetivos, estratégias e definição do produto, bem como para mapear e priorizar as funcionalidades desejáveis para serem entregues gradualmente, construindo os MVPs. O principal objetivo do workshop é fazer com que a equipe descubra e compreenda coletivamente o que vai ser desenvolvido. No final, o time deve estar mais entrosado e deve obter uma visão clara do caminho a ser seguido. 

Como um livro de receitas, com uma sequência de atividades rápidas e eficazes, a Lean Inception vai permitir que a equipe: 

• Descreva os principais usuários, seus perfis e suas necessidades 
• Explore as principais funcionalidades
• Compreenda os níveis de incerteza, esforço, valor para o usuário e valor de negócio por funcionalidade 
• Descreva as jornadas mais importantes dos usuários 
• Crie um plano de entrega incremental do produto, impulsionado pelo conceito de MVP. 

Sala de guerra. Mantenha a mesma sala alocada para a equipe durante o intenso período da inception. Ela é comumente chamada de war room, ou, em português, a sala de guerra. 

A sala deve comportar toda a equipe confortavelmente. Deve ter mesa e parede com espaço limpo, além de flip charts, cartões, post-its coloridos, papéis e canetas para todos os participantes. 

A sala de guerra provê o ambiente para as atividades colaborativas. Ela também evita qualquer perda de tempo que acontece quando pessoas precisam se deslocar de uma sala para outra. Todas as informações são criadas e permanecem em um mesmo local. 

Faça anotações em post-its ou cartões coloridos. Escreva neles e coloque-os na mesa ou na parede. Reúna as pessoas ao seu redor. Fale sobre eles. Escreva um pouco mais. Agrupe-os. Separe-os. Rasgue-os e escreva de novo. Faça uso de cores. Reorganize-os. A colaboração gerada a partir de tal aparato tão simples não tem como ser alcançada por qualquer alternativa digital. 

A pessoa facilitadora da Lean Inception é um guia que estará liderando as discussões dos participantes durante o workshop. Para isso, a facilitadora possui muita familiaridade e experiência com o formato da Lean Inception, sua natureza colaborativa e a sequência de atividades que serão realizadas. Consequentemente, o trabalho da facilitadora é garantir que os participantes tenham responsabilidade, liderança e colaboração ao longo de todas as atividades planejadas.  

O “estacionamento de ideias” ajuda a arquivar momentaneamente quaisquer itens, ideias ou questões que são levantadas durante uma conversa e atividade da Lean Inception, mas não são úteis para a discussão naquele momento específico. É uma ferramenta essencial para a facilitadora, pois proporciona uma maneira educada de dizer “sim, eu ouvi você, mas essa conversa fica para depois”. 

Agenda burn-up. A agenda burn-up ajuda com o gerenciamento de tempo e escopo de uma Lean Inception. Ter uma visível para todos reforça comprometimento e gera confiança na gestão e no processo da Lean Inception. É uma ferramenta simples e eficaz para planejar e facilitar o workshop. 

Agendas burn-up surgiram em intensos workshops de brainstorming, como inceptions e sessões de ideação. Mesmo que os workshops realizem brainstorming de ampla discussão, normalmente eles têm um limite de tempo e devem cobrir vários tópicos e atividades para conseguir o resultado desejado. 

Agenda da semana. A agenda burn-up fornece uma boa estrutura para o sequenciamento de sessões e atividades abertas de brainstorming, acompanhando o progresso geral e o tempo. 

Sugiro que utilize a agenda burn-up. Entretanto, algumas pessoas, especialmente as que não vão estar totalmente dedicadas ao workshop, precisam ter um entendimento da semana. Por tal motivo compartilho os templates de agenda para a Lean Inception, também disponível em: www.caroli.org/agenda-lean-inception. 

O modelo de agenda planejada apresenta dois tipos de seções, que correspondem aos níveis de participação: stakeholders ou membros ativos. 

• Stakeholder é qualquer pessoa impactada pelo projeto. São pessoas altamente interessadas no direcionamento e no resultado da Lean Inception, mas que não têm tempo para participar de todas as sessões. Por exemplo: patrocinadores, usuários finais, jurídico, vendas e marketing. 
• Membro ativo é qualquer pessoa diretamente envolvida na compreensão e implementação do produto. São as pessoas que devem participar ativamente em todas sessões do workshop, por exemplo: product owners, desenvolvedores, testadores e especialistas na experiência do usuário. 

Atividades da Lean Inception

Visão do produto. Em algum lugar entre a ideia e o lançamento, a visão do produto ajuda a trilhar o caminho inicial. Ela define a essência de seu valor de negócio e deve refletir uma mensagem clara e convincente para seus clientes. Esta atividade vai ajudá-lo a definir a visão do produto de modo colaborativo. 

Template Visão de produto 

Para: [cliente final], 

cujo: [problema que precisa ser resolvido]. 

O: [nome do produto] 

é um: [categoria do produto] 

que: [benefício-chave, razão para adquiri-lo], 

diferentemente do: [alternativa da concorrência]. 

O nosso produto: [diferença-chave]. 

É – Não é – Faz – Não Faz. Muitas vezes é mais fácil descrever o que alguma coisa não é ou não faz. A atividade É – Não é – Faz – Não faz (ENFN, abreviado) busca classificações sobre o produto segundo as quatro diretrizes, indagando, especificamente, cada aspecto positivo e negativo sobre o produto ser ou fazer algo. 

Passo a passo da atividade: 

1. Divida um quadro branco ou flip chart em quatro áreas (É/Não é/Faz/Não faz). 
2. Escreva o nome do produto em destaque, acima dos quadrantes. 
3. Solicite que cada participante descreva o produto, escrevendo as características em post-its e colocando-os nas áreas devidas. 
4. Leia e agrupe as notas afins. 

O produto é… 

O produto não é… 

O produto faz… 

O produto não faz… 

Esclarecendo o objetivo. Cada membro da equipe deve compartilhar o que entende como objetivo para o negócio, e os vários pontos de vista devem ser discutidos para chegar a um consenso sobre o que é realmente importante. Esta atividade auxilia no levantamento e esclarecimento dos objetivos. 

Passa a passo da atividade: 

1. Solicite a cada membro da equipe que escreva, individualmente, três respostas para a seguinte pergunta: “Se você tiver que resumir o produto em três objetivos para o negócio, quais seriam eles?” 
2. Solicite aos participantes que compartilhem o que escreveram em um canvas comum, agrupando-os por similaridade. 
3. Solicite à equipe que reescreva os objetivos, agora coletivamente. Nesse momento, ficará claro que alguns dos elementos listados não são realmente objetivos do produto, devendo, portanto, ser descartados. Com isso, ficará nítido para a equipe qual o foco do projeto.

Personas. Para efetivamente identificar as funcionalidades de um produto, é importante ter em mente os usuários e seus objetivos. A maneira geralmente utilizada para representar os usuários é por meio de personas. 

Uma persona representa um usuário do produto ou serviço, descrevendo não só o seu papel, mas também suas necessidades específicas. Isso cria uma representação realista de usuários, auxiliando o time a descrever funcionalidades do ponto de vista de quem interagirá com o produto final. 

Brainstorming de funcionalidades. Funcionalidade é a descrição de uma ação ou interação de um usuário com o produto. Por exemplo, imprimir nota fiscal, consultar extrato detalhado e convidar amigos do facebook. 

A descrição de uma funcionalidade deve ser o mais simples possível; o usuário está tentando fazer uma coisa, então o produto deve ter uma funcionalidade para isso. Qual funcionalidade é essa? 

Dado que já temos as personas e os principais objetivos do produto, as seguintes perguntas ajudam com a descoberta de funcionalidades: 

O que deve ter no produto para atender às necessidade da persona? Quais funcionalidades devemos construir para atingir esse objetivo do produto? 

Esta atividade é utilizada para o brainstorming de funcionalidades. Note que ela depende da lista de objetivos e personas, que já devem ser artefatos adquiridos em atividades anteriores. 

Jornadas dos usuários. A jornada descreve o percurso de um usuário por uma sequência de passos dados para alcançar um objetivo. Alguns desses passos representam diferentes pontos de contato com o produto, caracterizando a interação da pessoa com ele. À medida que construímos a jornada, a equipe levanta questões e opiniões sobre os desejos do usuário e as funcionalidades do produto. 

Sequenciador de funcionalidades. O objetivo de um produto mínimo viável é criar algo que você possa usar para validar um pequeno conjunto de hipóteses sobre um produto e a sua função em um negócio. Agora que você tem um mapeamento entre jornadas do usuário e possíveis funcionalidades do produto, você está em condições de elaborar o MVP e seus incrementos a seguir. Você faz isso através do sequenciador de funcionalidades. 

Passo a passo da atividade: 

1. Crie o template do sequenciador (normalmente, um flip chart com linhas numeradas; a altura da linha deve caber um cartão, a largura da linha deve caber três cartões). 
2. Explique as regras do sequenciador. 
3. Lembre a todos qual é o objetivo da atividade: definir a sequência na qual entregarão as funcionalidades do produto. 
4. Solicite a todos que coloquem os cartões no sequenciador, movendo-os enquanto exploram os cartões, até chegarem a um acordo. 
5. Identifique o MVP e suas evoluções subsequentes.

Identificando MVP. É chegado o momento de entender o MVP, seus incrementos e a criação evolutiva do seu produto. As atividades até agora clarificaram e priorizaram cada aspecto do produto. 

Os pequenos blocos do produto – as funcionalidades – agora estão ordenados logicamente no sequenciador de funcionalidades. Navegando no sequenciador com as suas ondas e funcionalidades, você vai esclarecer o MVP e suas evoluções.

Assim que a combinação de funcionalidades atingir uma versão mínima do produto que pode se tornar disponível para validar uma hipótese do seu negócio, nomeia-a: MVP. 

Entendendo custo e tempo. Esta atividade é essencial para gerar números para o cálculo de custo e de tempo para cada onda e para todo o sequenciador. 

Passo a passo da atividade: 

1. Selecione uma tarefa pequena e pergunte quanto tempo uma pessoa leva para completá-la. 
2. Selecione duas ou três tarefas do mesmo tamanho e repita a pergunta. 
3. Faça a média do tempo e anote-a. 
4. Repita os passos anteriores para tarefas de outros tamanhos. 

Ao final desta atividade todas as tarefas terão uma estimativa de tempo e custo. Por exemplo, o seguinte resultado foi obtido numa ocorrência desta atividade: um dia para tarefas pequenas, três dias para tarefas médias e quatro dias para tarefas grandes.

Canvas MVP. Enfim, chegamos ao ápice da Lean Inception: o Canvas MVP. Nele nós vamos detalhar o MVP e as suas funcionalidades, sob as perspectivas de Design Thinking e do Lean Startup. 

O Canvas MVP foi concebido como uma atividade da Lean Inception, sendo a última do workshop. Entretanto, ela pode ser utilizada independente da sequência de atividades da Lean Inception. 

Entretanto, reitero que considero muito importante o alinhamento entre os participantes da Lean Inception sobre os aspectos de produto, os objetivos, as personas, as funcionalidades, as jornadas e a sequência de funcionalidades compondo cada MVP. Isso ajuda para o preenchimento do Canvas MVP. 

O Canvas MVP é dividido em sete blocos. A seguir, as perguntas que devem ser respondidas em cada um deles, na ordem indicada: 

1. Proposta do MVP – Qual é a proposta deste MVP? 
2. Personas segmentadas – para quem é este MVP? Podemos segmentar e testar este MVP em um grupo menor? 
3. Jornadas – Quais jornadas são atendidas ou melhoradas com este MVP? 
4. Funcionalidades – o que vamos construir neste MVP? Que ações serão simplificadas ou melhoradas neste MVP? 
5. Resultado esperado – Que aprendizado ou resultado estamos buscando neste MVP? 
6. Métricas para validar as hipóteses do negócio – Como podemos medir os resultados deste MVP? 
7. Custo e cronograma – Qual é o custo e a data prevista para a entrega deste MVP? 

Design centrado no usuário, é isso que queremos alcançar. Para criar o MVP, devemos considerar os usuários e as jornadas. Devemos trabalhar nas ações que melhoram ou simplificam suas vidas. Isso já está visível nos blocos personas segmentadas, jornadas e funcionalidade.

Mas isso não é tudo. É preciso descrever as hipóteses do negócio. Precisamos entender se realmente estamos fazendo progresso, se realmente estamos alcançando o resultado ou o aprendizado desejado. 

Como já foi dito, o Canvas MVP é uma ferramenta para validar ideias de produtos. Do Lean Startup, temos o loop construir-medir-aprender. Esse loop está representado pelos blocos funcionalidades, resultados esperados e métricas para validação das hipóteses, os quais respondem às seguintes perguntas. O que vamos construir neste MVP? Como medimos os resultados desse MVP? Que aprendizado estamos buscando neste MVP? 

O loop construir-medir-aprender parece direto, mas é difícil colocá-lo em prática devido à dicotomia existente entre uma abordagem científica (construir ou aprender) e uma abordagem centrada no usuário (aprender para construir). Para auxiliar na compreensão e na construção do MVP, complementamos o loop do Lean Startup com outro loop: o usuário-jornada-ação, o qual traz uma abordagem de User Centric Design com foco nas personas segmentadas e suas jornadas. 

Construir, do Lean Startup, ou ação, do Design Thinking. Ambos se referem às funcionalidades do MVP disponibilizadas para seus usuários. Por tal motivo, o bloco funcionalidades representa o ponto central do canvas: 

“Grandes coisas são feitas por uma série de pequenas coisas reunidas.”  

Resenha: Rogério H. Jönck 

Fotos: reprodução; Olivier Le Moal / iStock; Slidebean, Proxyclick Visitor Management System, Lukas Blazek / Unsplash

Ficha técnica: 

Título: Lean Inceptions – Como alinhar pessoas e construir o produto certo 

Autor: Paulo Caroli 

Primeira edição: Editora Caroli