Home office evolui e se transforma em parte da cultura da organização

Com a crise provocada pela pandemia do Covid-19, a rotina de todos nós teve que ser alterada e adaptada à nova realidade que se impôs. Um dos efeitos imediatos da quarentena para as organizações foi a reorganização dos times de trabalho, incluindo o home office. E isso tem sido um baita desafio, especialmente para as organizações que não tinham o trabalho remoto como parte de sua cultura.

Este não é o caso da Ticket, que acaba de realizar um levantamento entre os dias 20 e 22 de março, com mais 7 mil usuários de seus benefícios em todo o Brasil. A pesquisa mostra que 35% dos empregados não contam com política de trabalho remoto até o momento. Outros 23% relataram que sua empresa não contava com uma política, mas que passaram a adotar o sistema na última semana. 

A marca de benefícios de refeição e alimentação da Edenred Brasil foi uma das primeiras empresas brasileiras a adotar o home office – o que aconteceu paulatinamente, a partir de 2005. A implantação do sistema para toda a equipe comercial foi concretizada em 2012. 

Estamos falando de um universo de 2.200 funcionários em todo o Brasil, dos quais 518 integram as equipes comerciais. Desses, 71% fazem trabalho remoto todos os dias úteis da semana. Já para as equipes administrativas, em 2018, a companhia implementou o flexplace, abrindo a possibilidade para que o home office ocorra uma ou duas vezes por semana para cerca de 17% deste time. 

E essa é uma das sacadas da empresa: dois modelos de trabalho remoto. 

As ferramentas de trabalho são basicamente as mesmas: notebooks, celulares, VPN – que permite acesso à rede interna e aos sistemas da companhia, telefone digital instalado no computador, ferramentas para chats, vídeo-conferências ou conference call. Mas, para aqueles que permanecem remotos em tempo integral, caso do home office, os benefícios incluem suporte para a montagem da estrutura de escritório, bem como ajuda de custo com energia elétrica, operadora de internet e materiais de escritório. 

 Há ainda uma terceira possibilidade: a de eleger lugares de trabalho diferentes no prédio do Grupo, utilizando, por exemplo, o espaço de coworking que ocupa um andar inteiro da unidade Pinheiros, e oferece um ambiente que estimula a interação com mesas compartilhadas e de jogos, squads, phones booth, restaurante, cafeteria e auditório para pequenos eventos. O espaço, além de ser usado pelos colaboradores, recebe startups aceleradas pelo grupo, demais startups que tenham interesse e parceiros. 

“Ao adotar os sistemas de home office e de flexplace a empresa proporciona autonomia no gerenciamento de atividades e protagonismo nas entregas, o que gera mais produtividade. Além disso, os colaboradores ganham em qualidade de vida, pois, com a flexibilidade, o profissional pode se programar para praticar esportes, estudar um novo idioma ou levar os filhos à escola no tempo em que estaria se deslocando para o escritório, por exemplo”, diz José Ricardo Amaro, Diretor de Recursos Humanos da Ticket.



Aumento na produtividade e redução de custos

Desde que o projeto foi lançado, a empresa relata melhorias não apenas na produtividade, mas também na satisfação de seus colaboradores, que consequentemente passaram a realizar melhores entregas. 

Pesquisa interna realizada com funcionários e gestores mostra que mais de 80% indicam ter melhor performance quando em home office, devido ao maior foco e menor volume de interrupção. 

“Percebemos um aumento no nível de motivação da equipe, o desenvolvimento da competência de autodesenvolvimento, a instituição de novas formas de liderar e motivar pessoas e, por fim, uma maior proximidade entre líderes e liderados devido à cultura de feedback que implementamos”, afirma José Ricardo. 

Além disso, a adaptação dos espaços físicos, que comporta 80% da força de trabalho, permite o revezamento diário de posições de trabalho e uma economia da ordem de R$ 1 milhão, em 2019.

POR ONDE COMEÇAR? 

Antes de implementar o modelo, é importante que as empresas tenham estruturado as normas e os procedimentos que irão reger a dinâmica do trabalho remoto. Por isso, é fundamental que estas regras sejam conhecidas e respeitadas pelos funcionários, a fim de garantir a eficiência.

Estruturar o projeto de maneira consistente e implementá-lo de maneira cascateada é um mecanismo importante para que a empresa possa, paulatinamente, avaliar os resultados, entender os gaps e pontos de melhoria, corrigindo a rota sempre que necessário. No caso da Edenred, o processo de implantação foi dividido em etapas e levou, ao todo, um período aproximado de quatro anos para sua total implementação. 

Outro ponto importante, como destaca José Ricardo. “Nem todas as funções podem ser desempenhadas no sistema de home office. O importante é se atentar as atividades, pois são elas que determinam a elegibilidade ao programa”. 

 Listamos cinco pontos essenciais para a cultura de trabalho remoto da Edenred Brasil.  

1. Todos na mesma página. A empresa precisa garantir o alinhamento ao propósito e ao seu direcionamento estratégico. Quem trabalha em home office deve participar dos mesmos programas de desenvolvimento realizados por quem está alocado fisicamente na empresa, por exemplo.  
2. Avaliações de desempenho. É uma forma de estimular a proximidade entre gestores e equipes por meio de conversas formais e informais para
   promover o desenvolvimento, favorecer alinhamentos e permitir a realização de eventuais correções de rota. A empresa criou o Ciclo de Gestão de Desempenho, que tem etapas específicas com encontros pré-definidos para que hajam feedbacks e, para quem não está alocado fisicamente na empresa, o uso da tecnologia é fundamental, como o sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa).
3. Feedback estruturado. Os colaboradores são capacitados para isso e os feedbacks ficam registrados, para consolidação do histórico, em uma ferramenta acessível aos envolvidos. 
4. Plano de desenvolvimento individual. Contribui com o profissional na compreensão do cenário atual de sua carreira, ajudando-o a identificar fortalezas e impulsionando as mudanças para que ele possa atingir os patamares profissionais que idealizou internamente, assumindo o protagonismo de seu desenvolvimento individual. 
5. Educação continuada. A plataforma de educação à distância, Academia Edenred, dispõe de mais de 250 treinamentos, distribuídos em diversos temas e possibilita aos colaboradores desenvolverem tanto temas técnicos (sobre produtos e/ou ferramentas de trabalho), como comportamentais, que apoiam a realização do home office e garantem alinhamento entre os profissionais do grupo. Dados de 2018, mostram que foram mais de  69 mil acessos à plataforma. 

Texto: Luana Dalmolin

Imagens: Divulgação | Reprodução