Move Fast & Fix Things: The trusted leader’s guide to solve hard problems

Autoras: Frances Frei & Anne Morriss

Ideias centrais:

1 – O livro é um guia rápido para resolver problemas difíceis e acelerar o ritmo da mudança na sua empresa. Energia, criatividade e diversão ajudam no processo. Aprenda como aplicar toda a força da liderança empoderadora e alcançar resultados em tempo recorde.

2 – Líderes mais eficazes resolvem problemas em um ritmo acelerado, ao mesmo tempo que assumem a responsabilidade pelo sucesso e pelo bem-estar dos seus clientes, funcionários e acionistas.

3 – Eles também investem tempo e energia na construção de confiança. Ao mesmo tempo, buscam a velocidade, liberando energia e mostrando para onde vão.

4 – Atue com urgência, seja ambicioso e corrija o máximo que puder ao longo do caminho. Evite se levar muito a sério. Cuide de você e de todos à sua volta.

5 – Descubra qual é seu principal problema, a barreira mais significativa para o sucesso de sua organização. Deixe claro para si e para seus colegas que as condições existentes já não são mais aceitáveis.

6 – Escolha um problema que tenha maior urgência, que seja a fonte mais clara de interrupções e distrações. Descreva o que vai consertar com riqueza de detalhes e especificidade.

7 – A confiança aparece quando você decide resolver os problemas certos da companhia, fazendo o que é necessário para causar real impacto. Teste ideias e faça experimentos inteligentes.

8 – Trabalhe com pessoas que tenham diferentes perspectivas, suposições e experiências.

9 – A inclusão melhora o ambiente para todos os tipos de pessoas, que podem ser mais autênticas e mostrarem-se como são no trabalho. Elas se sentem melhor, constroem mais confiança e têm mais probabilidade de contribuir com seu conhecimento, informação e experiência única.

10 – Conte uma história tão poderosa, tão clara e convincente, que irá liberar a energia da empresa e canalizá-la na direção da mudança. Explique não apenas por que a organização precisa mudar, mas também como mudará, como será o futuro em termos claros e específicos. Use o poder das palavras para mudar atitudes e crenças, suas e dos outros.

11 – Não deixe passar sua chance de mudança. Execute seu plano com senso de urgência.

Sobre as autoras:

Frances Frei é professora da Harvard Business School. Ela se dedica a estudar como líderes criam o contexto para que organizações e indivíduos prosperem com estratégia, operações e cultura. Atuou em 2017 na Uber como primeira vice-presidente sênior de liderança e estratégia para ajudar a empresa a lidar com uma crise de liderança e cultura.

Anne Morriss é empreendedora e coach de liderança. Fundou o The Leadership Consortium, acelerador de liderança para mulheres e minorias. Trabalha com organizações e governos em todo o mundo na área de liderança, cultura e mudança transformacional.

Frances e Anne também são autoras de Feitas para Servir: Como Lucrar Colocando o Cliente no Centro do seu Negócio (Editora HSM) e Unleashed: The Unapologetic Leader’s Guide to Empowering Everyone Around You (Editora Harvard Business Review Press)

Prefácio:

Para as autoras, a liderança é a prática de humanos imperfeitos liderando outros humanos imperfeitos. Sendo assim, estas pessoas criam organizações imperfeitas. Elas convidam o leitor a tomar uma atitude curiosa em relação a essas imperfeições.

Elas consideram o livro um guia rápido e divertido para resolver problemas difíceis e acelerar o ritmo da mudança. Energia, criatividade e diversão são recursos que ajudam no processo. Em seu último livro, Unleashed, elas introduziram um novo modelo de liderança baseado no princípio de capacitar os outros não como uma escolha estilística, mas como a base do sucesso de um líder. Neste livro é mostrado como aplicar toda a força da liderança empoderadora e alcançar resultados em tempo recorde.

Introdução – Confie em Nós, É Corrigível:

O antigo lema do Facebook – atual Meta – “mova-se rápido e quebre coisas” criou a ideia de que era aceitável haver destroços no caminho para o progresso. Esta premissa é falsa para as autoras. Segundo elas, os líderes mais eficazes resolvem problemas em um ritmo acelerado, ao mesmo tempo que assumem a responsabilidade pelo sucesso e pelo bem-estar dos seus clientes, funcionários e acionistas. Eles se movem rápido e consertam coisas.

Esses líderes investem tempo e energia na construção de confiança. Ao mesmo tempo, buscam a velocidade, liberando energia e mostrando para onde vão. Para saber como está a velocidade e confiança da sua empresa ou da sua liderança, o livro traça quatro possibilidades:

– Excelência Acelerada: move-se rápido e conserta coisas

– Administração Responsável: faz progresso de forma estável e devagar

– Disrupção Irresponsável: move-se rápido e quebra coisas

– Declínio Inevitável: faz muito pouco

Líderes que buscam se manter no nível de Excelência Acelerada consideram o ritmo e o impulso como fatores essenciais para sua missão. Concentram-se também em ganhar e manter a confiança das partes interessadas. Mesmo com todas as dúvidas e medos que todos carregamos, eles optam pela ação.

Inspirado por esse tipo de atitude, o livro oferece um caminho para resolver problemas difíceis com a urgência que eles demandam. Cada passo pode ser feito em um dia da semana:

– Segunda: identifique seu problema real

– Terça: resolva pela confiança

– Quarta: faça novos amigos

– Quinta: conte uma boa história

– Sexta: vá o mais rápido que puder

A tese do livro é que, seguindo nosso manual, você será capaz de identificar e corrigir as oscilações da sua empresa, desbloquear o potencial da sua organização e ir mais rápido e mais longe do que jamais sonhou ser possível. As mudanças serão sentidas tanto na sua organização quanto em você.

As mensagens centrais são: opere com urgência, seja extremamente ambicioso e corrija o máximo que puder ao longo do caminho. Tudo isso evitando levar-se muito a sério e cuidando de você e de todos à sua volta.

Em 2022, o dono da Meta, Mark Zuckerberg, passou a salientar que a empresa se move rápido, opera com urgência, “ao mesmo tempo que cuida da empresa e dos outros”.

1. Segunda-feira – Identifique seu Problema Real

Descubra qual é seu principal problema, aquela barreira mais significativa para o sucesso de sua organização. Esta é sua primeira oportunidade de deixar claro para si e para seus colegas que as condições existentes já não são mais aceitáveis.

Materiais que serão necessários durante o processo: curiosidade; conforto com o desconforto; entendimento claro e transmissível da estratégia de sua empresa; acesso fácil aos dados da organização; cinco a 12 colegas com papéis e perspectivas distintas; um analista de dados e lanches de qualidade.

A agenda do dia inclui:

– Escolha a curiosidade
Use-a como um recurso livre e abundante para ver as coisas de forma mais clara. Para isso, deixe o julgamento de lado – tanto de si mesmo como dos outros.

– Construa uma equipe de resolvedores de problemas
Escolha pessoas diferentes, boas em observar e honrar as experiências dos outros. Elas devem ser ouvintes habilidosas e empáticas, que se sintam confortáveis consigo mesmas e não fiquem nervosas na presença das emoções de outras pessoas. Elas não devem ficar muito impressionadas com você ou com seus colegas de alto status. Inclua no grupo diversidade funcional e demográficas. Dê um nome interessante a ele.

– Explore o que te segura
Procure os problemas da empresa. Tenha conversas qualificadas, diretas e sem filtros com as pessoas que os enfrentam. Faça o máximo possível de perguntas sobre pessoas, estratégia, capacidades e cultura, por exemplo. Faça pesquisas e analise as respostas. Termine com uma lista de problemas mais significativos.

– Escolha um problema para resolver
Junto com o grupo, escolha um dos problemas levantados para resolver primeiro. Antes, procure entender se há sinais de que sua companhia está paralisada, como: questionamentos sobre se há mesmo um problema; sugestões de que as condições para a mudança serão melhores no futuro; aumento do tempo de ação no cronograma; frases como “já tentamos isso”. Ultrapassando estas questões, escreva algumas frases sobre os pontos do problema e discuta com os demais sobre como simplificar ao máximo o tema.

– Levante informações da organização sobre o problema
Descubra dados relevantes que a empresa já possui e torne-os acessíveis ao grupo. Estes podem ser: a declaração de missão/visão/valores; apresentações de investidores, conselhos e analistas; planos de negócios; demonstrações financeiras; pesquisas com clientes e funcionários e dados de feedbacks.

– Crie uma hipótese com os dados que possui
Peça ajuda a seu analista de dados para tirar conclusões. Use as informações para provar a você mesmo e aos outros sua teoria sobre o problema e possíveis formas de solução.

– Saiba mais sobre seu problema
A partir dos dados disponíveis, trace uma tática para saber mais. A melhor forma são as conversas, formais e informais, com aqueles que são mais impactados. Esteja aberto para ouvir e liste perguntas para fazer.

– Decida o que irá corrigir nesta semana
Confirme em reunião com o grupo qual problema será atacado, de acordo com todas as informações coletadas. Escolha um (problema) com maior urgência, que seja a fonte mais clara de interrupções e distrações. Descreva o que vai consertar com a riqueza e a especificidade que acabou de conquistar.

2. Terça-feira – Resolva pela Confiança

A confiança aparece quando você decide resolver os problemas certos da companhia, fazendo o que é necessário para causar real impacto. É o momento de testar ideias, fazer experimentos inteligentes, de criar um “Plano Bom o Suficiente” para construir confiança entre as partes interessadas.

Os materiais necessários são: otimismo; recusa a se deixar paralisar pela complexidade; compromisso em abraçar falhas inteligentes ou tentativas malsucedidas; disposição para promover pessoas; conhecimento operacional direto ou acesso àqueles que sabem como as coisas funcionam e uma ampla seleção de bebidas para adultos.

A agenda do dia inclui:

– Falhe com entusiasmo
Fomos treinados para evitar o erro, mas a falha inteligente, aquela que ensina algo, é importante e ajuda a evoluir e a resolver problemas. Criar projetos-piloto significa aprender com a tentativa e erro.

– Encontre a “oscilação de confiança” da sua organização
No início da experimentação, tente tudo que tiver alguma chance de funcionar. Evite se prender a resultados. Mesmo que falharem, as tentativas trarão informações, o que será útil para aprender. Procure olhar pela perspectiva das partes interessadas na resolução do problema. Os principais impulsionadores da confiança organizacional são: lógica, empatia e autenticidade.

– Faça uma verificação do modelo de negócio
Descubra que parte da lógica do seu modelo de negócio está instável. Pode ser sua estratégia atual, a proposta de valor, a adequação do produto ao mercado ou o mecanismo de financiamento, entre outros. Só depois será possível trabalhar com outros tipos de questões, por exemplo, as necessidades dos funcionários.

– Torne seu pessoal melhor
Busque formas de diminuir a lacuna entre o que precisa ser feito na sua empresa e as reais competências de sua equipe. Comece aprimorando as habilidades dos trabalhadores, mude a maneira como eles atuam, e, apenas após essas duas tentativas, procure “novos” talentos.

– Mude sua forma de trabalho
É o momento de reimaginar funções, responsabilidades, fluxos de trabalho, linhas hierárquicas, a estrutura organizacional e as formas de decisão. Pode ser feito no plano individual, das equipes e de toda a companhia.

– Identifique “novos” talentos
Procure pessoas que possam resolver seu problema. Comece por aquelas que já fazem parte da empresa. Desenvolva ideias para aumentar a mobilidade baseada no mérito. Só busque talentos fora quando trouxerem novas redes, influências e experiências de vida à empresa.

– Tome decisões difíceis sobre pessoas
Saber quando e como demitir um funcionário é uma das habilidades de liderança tática mais importantes. Invista na empatia. Deixe claras as necessidades do negócio, explique os padrões de desempenho estabelecidos e não tolere comportamentos improdutivos. É um momento de cuidado, para construir confiança e não o contrário.

– Não faça com que tudo seja sobre você
Apesar de toda a ansiedade causada pelos problemas a serem resolvidos no dia a dia da empresa, procure exercitar a empatia. Isso significa buscar atender melhor às necessidades das partes interessadas que estejam sendo subvalorizadas.

– Faça o que fala
É preciso alinhar o que você diz com o que realmente pratica. Evite casos comuns como permitir que a área de marketing exagere as qualidades do produto, o que pode significar comunicação deficiente ou aversão a conflitos. Descubra suas oscilações de autenticidade e faça experimentos para estabilizá-las.

3. Quarta-feira – Faça Novos Amigos

Será mais fácil resolver os problemas de sua empresa com pessoas que pensam diferente de você. Pessoas com diferentes perspectivas, diferentes suposições, diferentes experiências de movimento pelo mundo. Por isso, o tema do dia é inclusão.

Inclusão é o ato de criar condições para que outras pessoas prosperem. Não apesar das suas diferenças enquanto seres humanos complexos e multidimensionais, mas precisamente por causa dessas diferenças. Ela cria confiança suficiente para que as coisas sejam feitas mais rápido e melhor.

Materiais necessários para o dia: mente aberta; software de pesquisa; energia e confiança para melhorar as coisas; disposição para abandonar suposições que tenha feito sobre inclusão baseadas em workshops e para experimentar ser uma pessoa complexa e multidimensional.

A agenda inclui:

– Entenda por que você está fazendo isso
A inclusão melhora o ambiente para todos os tipos de pessoas, que podem ser mais autênticas e mostrarem-se como são no trabalho. Elas se sentem melhor, constroem mais confiança e têm mais probabilidade de contribuir com seu conhecimento, informação e experiência única.

– Encontre seu lugar no Indicador de Inclusão
A cultura de inclusão pode ser explicada em quatro níveis. Ela é segura, bem-vinda, celebrada e defendida. Para saber em que nível está sua empresa, faça uma pesquisa anônima sobre o tema. Diante das respostas, o primeiro ponto a atacar é tornar o ambiente seguro para todos e assim sucessivamente até o último nível. Inclua-se no estudo.

– Torne física e emocionalmente seguro ser diferente
Esta é a primeira e mais importante ação. Busque formas de reduzir e prevenir ataques no ambiente de trabalho com formação e capacitação. Crie sistemas para que vítimas procurem ajuda rapidamente. Só siga em frente após resolver essa questão.

– Torne psicologicamente seguro ser diferente
Pessoas que não se sentem seguras psicologicamente têm medo de falar – de partilhar suas ideias, perguntas ou preocupações – por medo de serem rejeitadas, envergonhadas ou penalizadas de alguma outra forma. Trabalhe para tornar o ambiente mais confiável para todos.

– Receba todos bem, apesar de suas diferenças
As diferenças podem ser muitas, como cor de pele, religião, filiação política, identificação como LGBTQ+, ter uma doença que exige idas ao médico ou ser mãe ou pai solteiro. Todos devem sentir que podem ter o mesmo espaço e as mesmas oportunidades na empresa. É seu papel retirar obstáculos e atuar para construir um ambiente que acolha a diferença.

– Comemore a singularidade na sua própria equipe
Uma organização que celebra a singularidade assume que a diferença é uma fonte de criatividade, inovação e força. Não é apenas algo para se prestar atenção, pois pode atrapalhar a contribuição de algumas pessoas.

– Promova a autenticidade na escala da organização
Neste momento, as pessoas se sentem valorizadas institucionalmente pela sua autenticidade, com pouca variação entre indivíduos, equipes e funções. Os gestores são inclusivos, e todos cuidam uns dos outros com a confiança de que aceitam suas diferenças.

– Inclua-se também
Se somos nós que disfarçamos nossas diferenças, então somos nós também que temos o poder de desmascará-las, o que significa que não temos de esperar para sermos nós mesmos até que o mundo descubra como decifrar o código da inclusão.

4. Quinta-feira – Conte uma Boa História

A missão de hoje é contar uma história tão poderosa, tão clara e convincente, que irá liberar a energia da empresa e canalizá-la na direção da mudança. Você vai aproveitar o bom trabalho realizado no início da semana e explicar não apenas por que a organização precisa mudar, mas também como mudará, como será o futuro em termos claros e específicos. Use o poder das palavras para mudar atitudes e crenças, suas e dos outros.

Você precisará de criatividade; compreensão clara da história da organização; tolerância para tarefas repetitivas, como contar a mesma história muitas vezes, e acesso a alguém com profunda memória institucional e apego a forma como as coisas são.

A agenda do dia inclui:

– Entenda profundamente para descrever de forma simples
Este é o segredo da comunicação persuasiva. Busque compreender o tema em profundidade para depois contar sua história em poucas palavras, de forma a convidar as pessoas a agir.

– Honre o passado (as coisas boas)
Comece sua história honrando as coisas boas que aconteceram no passado da empresa. Deixe claro aquilo que você não pretende mudar. Isso irá tranquilizar aqueles que estão com medo da mudança.

– Honre o passado (as coisas não tão boas)
Reconstrua a confiança antes de seguir em frente. Enfrente a história da companhia com otimismo e honestidade. Fale sobre erros do passado e seus custos.

– Forneça uma razão para a mudança clara e convincente
Use suas palavras, de forma simples e motivadora, para dar uma justificativa poderosa para criar um futuro diferente.

– Descreva um caminho rigoroso e otimista a seguir
Explique como a empresa irá mudar, como irá resolver os problemas. Seja rigoroso, descrevendo os pilares lógicos do trabalho, e otimista. Fale sobre sua estratégia e plano de operações. Use dados.

– Junte as peças da sua história
Lembre-se que sua história precisa honrar o passado, explicar a razão da mudança e fornecer uma visão rigorosa e otimista para o futuro. Teste o que escreveu com o grupo de trabalho. Peça feedback. Além de palavras, você pode usar quadrinhos, imagens e números. Torne o processo divertido e esteja aberto ao inesperado.

– Repita
Conte sua história para o máximo de pessoas possível, sempre que tiver oportunidade. Aproveite discursos, entrevistas, reuniões e conversas. Use diferentes mídias, como áudio e vídeo. Repetição é fundamental para o empoderamento.

– Identifique e use suas emoções
Emoções, como frustração, entusiasmo, raiva e muitas outras, são ferramentas poderosas de persuasão e influência. O truque, claro, é perceber nossos sentimentos e colocá-los em ação, sem permitir que sequestrem o sistema de controle do nosso cérebro. Use a autoconsciência para colocar seus projetos em prática, sem sabotá-los, reforçando a confiança e a autenticidade.

5. Sexta-feira – Vá o Mais Rápido Possível

O tempo passa. A oportunidade de mudança é finita. Não é apenas o que fazemos, mas quando fazemos, que faz a diferença entre intenções admiráveis e ter real impacto. O objetivo do dia é não deixar passar sua chance de mudança. Execute seu plano com senso de urgência.

Materiais necessários: documentação dos principais elementos do seu plano; compreensão da sua cultura organizacional, ou seja, sobre como as coisas são feitas; disposição para compartilhar os direitos de decisão com aqueles que os conquistaram; música; autoconsciência e orçamento para lanches.

A agenda inclui:

– Saia do caminho
Empodere pessoas para que possam tomar decisões rápidas. Incentive as pessoas a pensarem e decidirem. Essa atitude traz benefícios, como melhor performance, maior satisfação profissional e confiança interpessoal. Na nossa experiência, muitos líderes abraçam ou resistem ao empoderamento em um nível emocional sem pensar completamente na sua lógica.

– Seja ruim em outra coisa
Beira o impossível ser bom em custo, qualidade e velocidade ao mesmo tempo. Quando se prioriza a velocidade, por exemplo, deixa-se de lado uma das outras partes. Organizações que resistem e tentam ser excelentes em tudo acabam geralmente num estado de mediocridade exausta.

– Torne-se um guerreiro cultural
A cultura explica como as coisas são feitas na empresa. É ela que mostra quais regras e caminhos devem ser seguidos, como compartilhar conhecimento, como atuar para resolver os problemas. Assuma a responsabilidade de construir uma cultura de velocidade.

– Faça reuniões melhores
Invista na preparação. Antes de convocar uma reunião, responda perguntas como: por que vamos nos encontrar? Quais são os objetivos? Quem precisa participar? Como usaremos nosso tempo juntos? Durante o encontro, divida o gerenciamento com outras pessoas, escolha um facilitador. Peça aos participantes que se preparem também, incentive que apresentem seu ponto de vista. Antes do final, sumarize decisões-chave e pontos de ação. Defina responsáveis e datas para entregas.

– Reduza o trabalho no processo
Fique atento a lista de tarefas necessárias para a resolução do problema e com a velocidade que são feitas. Torne o trabalho mais inteligente.

– Crie uma forma de acelerar projetos
Trabalhe em mecanismos capazes de acelerar prioridades de alto impacto na empresa. Esses princípios incluem prototipagem rápida, adaptação e diálogo contínuo e capacitado entre os interessados. A abordagem pode ser usada para qualquer problema em companhias de qualquer tamanho e graus de burocracia arraigada.

– Lide com o conflito
Todos os passos anteriores exigem um engajamento produtivo com o conflito, comportamento que pode ser aprendido. Esta é uma competência essencial de liderança, a ser desenvolvida e cultivada. Estudos mostram que equipes de alta performance tinham altos níveis de desacordo sobre como fazer o trabalho. O conflito pode incentivar a inovação, por isso converse com aqueles com quem discorda.

Conclusão: Aproveite o Fim de Semana

Aproveite seu fim de semana, e fique atento: sempre que estiver pronto para recomeçar lembre-se que há um relacionamento instável no centro de qualquer problema. Descubra o que acontece quando você age rapidamente para corrigi-lo e decida que o momento mais importante é agora.

Ficha técnica:

Título original: Move Fast & Fix Things – The Trusted Leader’s Guide to Solve Hard Problems [livro sem edição em português]

Autoras: Frances Frei & Anne Morriss

Editora: Harvard Business Review Press

Resumo: Fernanda Nogueira

Edição: Monica Miglio Pedrosa